Stell dir vor, du trittst in einen Raum voller Energie und Begeisterung. Das Summen der Gespräche ist ansteckend, aber es ist nicht nur Lärm. Es ist das Geräusch von Menschen im Flow – jeder völlig vertieft in seine Aufgaben, die Zusammenarbeit läuft reibungslos, Ideen fließen frei. Die Arbeit wird nicht nur erledigt, sie wird gut erledigt. Die Produktivität steigt, das Engagement ist hoch und jeder weiß genau, was als nächstes zu tun ist, ohne einen Plan prüfen oder auf Anweisungen warten zu müssen.

Das ist der organisatorische Flow. Und obwohl es wie ein idealistischer Traum klingen mag, ist es tatsächlich erreichbarer, als die meisten von uns glauben. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Bedingungen für den Flow zu schaffen – nicht nur für Einzelpersonen, sondern für Teams und ganze Organisationen. In diesem Artikel erkunden wir das Konzept des organisatorischen Flows, die Kräfte, die ihn unterstützen oder blockieren, und was du tun kannst, um mehr Flow in deinen Arbeitsplatz zu bringen.

Der heilige Gral der Wissensarbeit: Den Flow jagen

Flow ist kein neues Konzept – es wurde in den 1970er Jahren von dem Psychologen Mihaly Csikszentmihalyi populär gemacht als ein Zustand tiefen Fokus, in dem Menschen sich am wohlsten fühlen und am produktivsten sind. Im Flow vergisst man die Zeit, Ablenkungen verschwinden und die Arbeit fühlt sich fast mühelos an. Für Wissensarbeiter, deren Wert darin liegt, komplexe Probleme zu lösen, Innovationen voranzutreiben und Informationen zu verarbeiten, ist Flow von entscheidender Bedeutung. Doch in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist es schwieriger denn je, diesen Zustand zu erreichen.

Es geht jedoch nicht nur um den mentalen Flow – organisatorischer Flow umfasst auch andere Bereiche: den Fluss der Arbeit, den Fluss der Informationen und letztlich auch den Cashflow.

Der Mythos des Multitasking

Im Jahr 2016 führten wir eine bahnbrechende Studie zum Thema Multitasking in der Wissensarbeit durch, und die Ergebnisse waren erhellend: Organisationen, in denen weniger Multitasking betrieben wurde, erzielten deutlich bessere Ergebnisse als solche, in denen die Mitarbeiter ständig in mehrere Richtungen gezogen wurden. Tatsächlich erwies sich Multitasking als Schlüsselindikator dafür, ob eine Organisation im Flow war oder nicht. Je weniger Multitasking, desto reibungsloser verlief der Arbeitsablauf und desto höher war der Durchsatz.

Agile Methoden versprachen, dieses Problem zu lösen, indem sie die Arbeit in überschaubare Abschnitte unterteilten. Doch dieselbe Studie, die über die Jahre hinweg wiederholt wurde, zeigte etwas Überraschendes: Trotz der weit verbreiteten Einführung von Agile waren viele Organisationen weiterhin vom Multitasking geplagt. In einigen Fällen hatte es sogar zugenommen.

Die Flow-Killer entlarven

Wenn Agile allein nicht die Lösung ist, was hindert Teams dann daran, Flow zu erreichen? Eine Antwort liegt in der Lücke zwischen Theorie und Praxis. Viele Organisationen übernehmen Agile-Methoden, ohne sich voll und ganz den Prinzipien zu verschreiben. Sie halten vielleicht tägliche Stand-ups ab oder arbeiten in Sprints, schaffen aber nicht die notwendigen Bedingungen für tiefen Fokus.

Symptome eines Mangels an Flow sind überall: lange Durchlaufzeiten, häufige Fehler, ständige “Feuerwehreinsätze”, verzögerte Fertigstellungen und natürlich Multitasking. Diese Probleme sind nicht nur frustrierend – sie deuten auf tiefere systemische Probleme hin. Sie weisen auf ein Umfeld hin, in dem Menschen ständig aus ihrem Flow gerissen werden.

Im Gegensatz dazu zeigen Organisationen, die den Flow fördern, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und ein höheres Potenzial für Durchsatz. Der Unterschied? Diese Organisationen verfolgen einen wissenschaftlicheren Ansatz und stützen ihre Prozesse auf physikalische Gesetze, die gemessen und bewiesen werden können.

Little’s Law und Goldratt’s Gesetz: Die Wissenschaft des Flows

Die Gesetze, die den organisatorischen Flow regeln, sind überraschend einfach, aber wirkungsvoll. Little’s Law besagt, dass die Durchlaufzeit (die Zeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe zu erledigen) direkt mit der Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben und dem Durchsatz (wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden) zusammenhängt. Je weniger Aufgaben du gleichzeitig bearbeitest, desto schneller kannst du sie abschließen.

Goldratt’s Gesetz des Durchsatzes hingegen konzentriert sich auf Engpässe. Um den Durchsatz deines gesamten Systems zu maximieren, musst du dich auf den langsamsten Teil des Prozesses – deine Engstelle – konzentrieren. Wenn du diesen Engpass identifizierst und beseitigst, wird das gesamte System produktiver.

Beide Gesetze heben einen entscheidenden Punkt hervor: Der Weg zu organisatorischem Flow besteht nicht darin, die neueste trendige Methode zu übernehmen. Es geht darum, die zugrunde liegende „Physik“ zu verstehen und zu optimieren, wie Arbeit erledigt wird. Das bedeutet, Multitasking zu reduzieren, Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass jeder sich auf eine Aufgabe zurzeit konzentrieren kann.

Die DolphinStudy: Dein Weg zu organisatorischem Flow

Um zu verstehen, wie dein Unternehmen Flow erreichen kann, brauchst du Daten. Genau hier setzt die DolphinStudy an (auch bekannt als „Status of Organizational Flow Report“). Diese 2016 erstmals durchgeführte Studie untersucht die realen Bedingungen, die entweder den Flow in Organisationen fördern oder behindern. Wissensarbeiter berichten über ihre Erfahrungen mit Multitasking, Verzögerungen, Fehlern und anderen Symptomen von mangelndem Flow. Diese Informationen werden auf acht Skalen der Flow-Leistung abgebildet.

Die bisherigen Ergebnisse waren bereits augenöffnend und zeigten, dass viele Unternehmen, trotz der Einführung von Agile, immer noch nicht den gewünschten Flow erreichen. Multitasking bleibt weit verbreitet, die Durchlaufzeiten sind weiterhin lang und Engpässe bestehen fort. Aber die Studie zeigt nicht nur Probleme auf – sie weist auch auf Lösungen hin.

Indem dein Unternehmen am Status of Organizational Flow Report 2024 teilnimmt, kannst du dich mit mehr als 650 anderen Unternehmen vergleichen. Du erhältst Einblicke, wie du bei Schlüsselindikatoren wie Multitasking, Durchlaufzeit-Reduktionspotenzial und Durchsatz abschneidest. Wichtiger noch: Du bekommst praktische Rückmeldungen, wie du dich verbessern kannst.

Die Teilnahme an der Studie ist einfach und kostenlos. Fordere einfach deinen individuellen Link für dein Unternehmen an.

Dr. Dietmar Wiedemann

Dr. Dietmar Wiedemann

Dr. Dietmar Georg Wiedemann ist Vorstand in der Proventa AG. Sein Fokus liegt im Bereich Agile Project Management und Agile Transformationen. Als Agile Coach und ScrumMaster steht er für die stetige Verbesserung des Geschäftsnutzens unserer Kunden. Er ist Motor für Veränderungen und Anpassungen in der Organisation und lebt dabei die agilen Werte Fokus, Commitment, Respekt, Mut und Offenheit vor.