Am Freitag, den 13. März begann für mich die Corona-Krise. HomeOffice war angesagt. Damals dachte ich, dass dies einen massiven Einbruch in der Performance der agilen Teams bedeutet. Gott sei Dank kam es anders. Es war die beste Entscheidung, auf das agile Manifest zu vertrauen. Was mir dabei noch klarer wurde, lernen Sie heute hier an einem Projekt, das es ohne Covid-19 gar nicht gegeben hätte.
Die Mehrwertsteuersenkung ist nur ein Baustein der Sofortmaßnahmen der Bundesregierung. Aber einer, der uns sehr viel Arbeit bescherte. Denn die Mehrwertsteuer-Änderung war bei Weitem nicht nur die Änderung weniger Felder in einer Datenbank. Vielmehr mussten extrem kurzfristig zahlreiche Aktivitäten durchgeführt werden, um die erforderlichen Änderungen im SAP-System unseres Kunden im Energiesektor lückenlos abzubilden. Unter anderem betraf dies Themen, wie die Zwischenablesung, die Abrechnungsprozesse, die Formulargestaltung und die Kundenkommunikation. Die Integration in die IT-Systeme war gerade im Hinblick auf die enorm kurze Vorlaufzeit der Regierungsentscheidung nicht trivial.
#1 Mit Agilität schnell auf Änderungen reagieren
Mit agilen Methoden waren alle Unternehmen besser aufgestellt als diejenigen, die nach klassischem Projektmanagement arbeiten. Statt beträchtlicher und genauer Planung nutzen agile Teams klare Ziele, um schneller zu starten und im Entwicklungsprozess sowohl auf Veränderungen als auch neue Erkenntnisse flexibel zu reagieren. Wir setzen bei agilen Projekten auf kurze, überschaubare Iterationen bzw. Sprints und einen regelmäßigen Austausch zum Projektfortschritt. Agile Teams stellen nach einer Iteration stets fertige und potenziell auslieferbare Funktionalität bereit. Daher kann der Product Owner um-priorisieren, ohne lose Enden in der Luft zu haben. Die Reihenfolge der Anforderungen in einem Backlog ist so schnell geändert, damit die wichtigsten Arbeiten im nächsten Sprint angegangen werden können.
Vor diesem Hintergrund haben wir das Backlog der SAP-Teams nach Abstimmung mit den Fachbereichen kurzer Hand um-priorisiert, mit den beteiligten Fachbereichen Abrechnung und Kundenservice sowie Konzernrechnungswesen und -steuern einen ersten Workshop aufgesetzt und dann das Projekt agil gestartet. Die wenigen Tage bis zum nächsten Sprintwechsel nutzten die betroffenen Teams, um die aktuell laufenden Projekte zu einem sinnvollen Zwischenergebnis zu bringen. Der neue Sprint konnte daher ganz im Zeichen der Mehrwertsteueränderung stehen.
#2 Mit agilen Methoden schnell Feedback erhalten
Der enge Kontakt zum Fachbereich erleichterte den beiden betroffenen Entwicklungsteams, verschiedene Perspektiven einzunehmen, die Perspektive des anderen zu verstehen und gemeinsam nach der besten Lösung zu suchen. Mit dem Tool MS Teams war es möglich, kurzfristig und nicht selten ad hoc die mehr als 20 Mitglieder aus unterschiedlichen Konzerneinheiten an einen – wenn auch virtuellen – Tisch zu bringen und alle wichtigen Informationen zeitnah auszutauschen.
Wichtig war, dass der Fachbereich die Anforderungsanalyse und den User Acceptance Test mit voller Kraft unterstützte und kontinuierliches und zeitnahes Feedback gab. Denn das regelmäßige Feedback der Stakeholder richtete sämtliche Handlungen der Entwicklerteams auf die Umsetzung der Änderung aus. In diesem zeitkritischen Projekt wäre es fahrlässig gewesen, bis zum Ende des Sprints zu warten, um im Review Feedback einzuholen. Ansonsten hätten die Entwickler unweigerlich Annahmen getroffen, die ungeprüft den Entwicklungsprozess möglicherweise vom Kurs abgebracht und zu schwerwiegenden Problemen im späteren Verlauf geführt hätten.
#3 Mit cross-funktionalen Teams mehr Performance erreichen
Es ist wichtig, dass ein agiles Team richtig zusammengesetzt ist. Cross-funktionale Teams haben alle Kompetenzen, die erforderlich sind, die Leistung zu erbringen, ohne von anderen außerhalb des Teams abhängig zu sein. Unsere Erfahrung zeigt, dass selbstorganisierte Teams in ihrem Denken und Handeln unabhängiger, effizienter, kreativer und innovativer sind. Diese Vorteile erlauben es ihnen, bessere Lösungen zu entwickeln und die höchste Wertschöpfung für das Unternehmen zu realisieren.
Der Vorteil bei meinem Team im Mehrwertsteuer-Projekt war, dass wir nicht nur SAP-Entwickler, sondern auch SAP-Berater an Bord haben. Nach der gemeinsamen technischen und betriebswirtschaftlichen Analyse sämtlicher beteiligter Prozesse und Systeme erarbeitete das cross-funktionale Team Lösungen und setzte die notwendigen Maßnahmen um.
Da alle an einem Strang zogen, waren die Durchlaufzeiten von der Anforderungsaufnahme, Design und Entwicklung, über den Abnahmetest bis zur Produktivsetzung phänomenal! Natürlich halfen uns in der Team-Arbeit auch viele der „Good Practices zur virtuellen Zusammenarbeit“, die wir in anderen Projekten gesammelt haben.
Wie Sie agiles Arbeiten jetzt nachhaltig und kostengünstig einführen
Hatten Sie als Geschäftsführer oder Führungskraft auch zu Beginn des Lockdowns Schwierigkeiten, den Übergang ins HomeOffice zu vollziehen und mit Ihren Teams in der neuen Remote-Welt produktiv zu sein?
Haben Sie unter dem immensen Druck traditionelle Prozesse aufgegeben? Haben Sie nun eine schnellere Entscheidungsfindung erlebt, als sich die Realität der Pandemie weiterentwickelte? Wurden bei Ihnen im Überlebensmodus die Prioritäten klarer, und gab es einen messerscharfen Fokus auf das, was kurzfristig erledigt werden musste?
Wenn ja, haben Sie Agilität im Sinne von Flexibilität, Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit erleben dürfen. Sie fragen sich nun, ob Sie Agilität strukturiert einführen und etablieren können. Doch für ein großes Change-Vorhaben fehlt es in der aktuellen Situation an Budget.
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