Wie wäre es, wenn Sie ein Heinzelmännchen hätten, das all Ihre langweilige Arbeit übernimmt? Hier kommt Robotic Process Automation, kurz RPA, ins Spiel. RPA-Roboter können helfen, manuelle, repetitive und langweilige Arbeiten den Mitarbeitern abzunehmen. Das klingt vielversprechend, doch wo genau liegt der Mehrwert? In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, welche 6 Vorteile Software-Roboter mit sich bringen.
Was ist Robotic Process Automation?
Software-Roboter können wiederkehrende Arbeiten schneller und genauer ausführen als ein Mensch und das ohne zu ermüden. Dabei handelt es sich um Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Softwaresystemen nachahmen können. Beispielsweise kann ein Software-Roboter Daten in ein ERP-System eingeben. Weiterhin kann das Ausführen eines gesamten Geschäftsprozesses durch einen RPA-Roboter abgebildet werden. Reaktionen auf Trigger, wie den Eingang einer Bestellung oder das Kommunizieren auf Webseiten mit Hilfe sogenannter Chat Bots sind heutzutage problemlos möglich. Im Grunde geht es bei RPA darum, “to take the robot out of the human”, wie es Prof. Leslie Willcocks der London School of Economics and Political Science zu sagen pflegt [3].
Beispiele für Bereiche der Anwendung für RPA
Laut einer Studie des McKinsey Global Institutes können zwar weniger als 5% aller Berufe vollständig durch Roboter ersetzt werden. Allerdings beinhalten ca. 60% der Berufe mindestens 30% automatisierbare Aktivitäten. Das ist Grund genug, sich diesem Thema näher zu widmen.
Warum steht RPA im Mittelpunkt einer digitalen Transformation?
85% aller Angestellten weltweit sind laut der Gallup-Studie [1] nicht von ihrer Arbeit erfüllt, weil sie manuell, repetitiv und langweilig ist. Auf der anderen Seite sind Unternehmen, die in ein inspirierendes Arbeitserlebnis ihrer Mitarbeiter investieren, deutlich erfolgreicher. Diese Unternehmen erwirtschaften mehr als das Vierfache des durchschnittlichen Gewinns [2].
In einer Befragung der Economist Intelligence Unit [5] geben 83 Prozent der 502 befragten Executives an, dass die Chefetage ihrer Unternehmen vielfältige Automatisierungsinitiativen vorantreibt. 70 Prozent der CEOs meinen, dass RPA und Künstliche Intelligenz eine sehr hohe Priorität für die Erreichung ihrer strategischen Ziele haben, hauptsächlich weil sie dadurch wettbewerbsfähiger werden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen steht bei 93 Prozent der Unternehmen im Mittelpunkt ihrer Initiativen zur digitalen Transformation. Die Teilnehmer der Befragung bewerten die Vorteile wie folgt:
Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation?
Mit RPA kann ein Unternehmen unterschiedliche wirtschaftliche Nutzenvorteile erzielen – einige sind eindeutig messbar.
Vorteil 1: Einsparungen durch die Reduktion von Personalkosten
Die Personal-Kosten-Reduktion errechnet sich anhand der Anzahl der FTEs (full time equivalents, Vollzeitäquivalent), die aktuell benötigt werden, um den Prozess durchzuführen. Über die Prozess-Häufigkeit bzw. das Transaktionsvolumen kann hier ein durchschnittlicher Wert der Kosteneinsparung berechnet werden.
Eine Studie des globalen Marktforschungs- und Beratungsunternehmens ISG zeigt, dass die durchschnittliche Verringerung des FTE bei 43 % in Bestellprozessen, wie Rechnungslegung, Zahlungszuordnung, Gutschriften, Geldeinzug oder Preisermittlung liegt. In Personalprozessen, wie etwa Lohn-Buchhaltung, Recruiting- oder Talentmanagement, liegt die Einsparung bei durchschnittlich 32 % [6]. Die so erzielten Einsparungen sollten allerdings nicht zu Jobverlusten führen. Vielmehr können die Unternehmen, ihre Mitarbeiter für andere höherwertigere Aufgaben einsetzen.
Vorteil 2: Produktivitätsgewinn durch die Erhöhung der verarbeiteten Transaktionen
In eine ähnliche Richtung geht der erzielbare Produktivitätsgewinn durch RPA, der mit der Verringerung der Durchlaufzeit verbunden ist. Zum einen erhöht sich die Prozessgeschwindigkeit, weil ein Software-Roboter eine Aufgabe typischerweise schneller als ein Mensch erledigen kann. Zum anderen verringern sich die Prozesswartezeiten, weil ein RPA-Tool rund um die Uhr arbeiten kann. Software-Roboter benötigen keine Pausen, keinen Urlaub und fallen krankheitsbedingt nicht aus, sieht man Wartungsarbeiten ab.
Die eben zitierte ISG-Studie [6] berichtet, dass Unternehmen durch die Anwendung von RPA ihre Geschäftsprozesse fünf bis zehn Mal schneller als zuvor durchführen können.
Vorteil 3: Qualitätsverbesserung, weil Roboter mit einer 0% Fehlerquote laufen
Bei der genauen Analyse eines Prozesses stellt sich die Frage, wie hoch die durchschnittliche Anzahl der manuellen Fehler ist, die meist menschlicher Natur sind und deren Ursache monotone Aufgabenstellungen sind. Denn solche Fehler erhöhen wiederum die Kosten und verringern letztendlich die Prozess- und Datenqualität.
Software-Roboter führen Prozesse immer exakt nach der konfigurierten Prozessvorgabe aus. Die Konsequenz ist eine hohe Prozess- und Datenqualität, weil die Software-Roboter die IT-Systeme nach Standardvorgaben befüllen bzw. von dort Daten abrufen.
Vorteil 4: Verbesserte Compliance durch bessere Einhaltung regulatorischer Vorgaben
Compliance ist für viele Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Thema. Software-Roboter dokumentieren akribisch jeden Arbeitsschritt. Sie führen die automatisierten Prozessen bei jedem Fall nach den zuvor festgelegten Geschäftsregeln genau gleich durch. Dadurch erhöht sich die Compliance. Das Unternehmen behält stets einen klaren Überblick und kann informierte Entscheidungen basierend auf zuverlässigen Daten treffen. Die Reporting-Qualität steigt.
Lassen Sie uns dies an der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gedanklich durchspielen. Gerade hier kann der hohe manuelle Arbeitsaufwand zur Erfüllung aller Nachweise und Dokumentationen deutlich reduziert werden. Beim Recht auf Daten-Löschung kann RPA vorhandene Systeme nach den gespeicherten Kundendaten durchsuchen und diese dann automatisiert oder nach Freigabe löschen. Beim Recht auf Auskunft und den Zugriff auf gespeicherte Daten können Software-Roboter alle gespeicherten Daten der betroffenen Person innerhalb weniger Sekunden zentral aufbereiten. Beim Recht auf Datenübertragbarkeit kann RPA alle Daten in einer maschinenlesbaren Form sammeln, damit diese anschließend auf einen anderen Datenverantwortlichen übertragen werden können. Anschließend kann der Roboter automatisch diese Daten aus den bestehenden Systemen löschen.
Vorteil 5: Erhöhung der Flexibilität durch schnellere Reaktionen auf Veränderungen
Die Nutzung von LowCode Technologie bei RPA ermöglicht, einmal festgelegte Prozessabläufe jederzeit und flexibel an die sich schnell ändernden Vorgaben und Bedürfnisse anzupassen.
Die hohe Verfügbarkeit der Software-Roboter ermöglicht die Anpassung an stark variierende Kapazitätsbedarfe, die sich etwa durch ein Saison-Geschäft ergeben. Fällt mehr Arbeit an, können einem Prozess, ohne Training mehr Roboter zugewiesen werden. Reduziert sich die Arbeitslast, kann auch die Zahl der Roboter problemlos wieder reduziert werden. Hierfür eignen sich insbesondere Cloud-Ansätze, wie etwa Robots-as-a-Service. Anstatt eines fixen Aufwands für Lizenzen, Server, Betrieb, Wartung und Support entstehen hier lediglich variable Kosten nach dem Pay per Use Modell.
Vorteil 6: Erhöhung der Kundenzufriedenheit aufgrund fehlerfreier und schnellerer Services
Die vorangegangenen Abschnitte zeigten, dass durch eine höhere Geschwindigkeit und Einsatzflexibilität sich kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten für Kundenaufträge ergeben. RPA bearbeitet Anfragen und Service-Fälle beinahe in Echtzeit. Durch die 24*7 Verfügbarkeit der Roboter verlängern sich die Servicezeiten. Manuelle Fehler werden ausgeschlossen. Damit steigen die Servicequalität und somit auch die Kundenzufriedenheit.
Und wo liegen die RPA Schätze bei Ihnen verborgen?
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- mit einem High-Level Scan alle Geschäftsprozesse auf ihr grundsätzliches Automatisierungspotenzial bewerten,
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- alle RPA-geeigneten Prozesse priorisieren und dann mit Ihnen
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Quellen
[1] Gallup den Engagement Index.
[2] Jacob Morgan: Why the Millions We Spend on Employee Engagement Buy Us So Little. Harvard Business Review (March, 2017).
[3] Mary Lacity, Leslie Willcocks: Becoming Strategic with Intelligent Automation. MIS Quarterly Executive (June 2021, 20:2).
[4] McKinsey Global Institute: A future that works: automation, employment, and productivity. 2017.
[5] Economist Intelligence Unit: The advance of automation. Business hopes, fears, and realities. 2019.
[6] ISG: Robotic Process Automation (RPA) sorgt für mehr Produktivität und nicht für Jobverluste. 2017.
