In einer Welt, in der Zeit und Effizienz entscheidend sind, gibt es ein Werkzeug, das Ihr Team auf das nächste Level bringen kann – das Flow Board.
Das Ziel eines Flow Boards ist es, die Durchsatzgeschwindigkeit der Aufgaben zu erhöhen und Hindernisse für den Arbeitsfluss sichtbar zu machen. Es geht darum, in den “FLOW-Zustand” zu kommen, in dem das Team mit maximaler Effizienz kooperativ und motiviert arbeitet. Dabei wird nach dem Prinzip des “One-Piece-Flow” vorgegangen, bei dem Aufgaben kontinuierlich bearbeitet und Blockaden gezielt aufgelöst werden.
Dieser Blog-Beitrag zeigt, was Flow Boards sind, wie sie funktionieren du wie Sie sie einsetzen können.
Was sind Flow Boards?
Flow Boards sind eine Methode zur Arbeitsorganisation und -steuerung in Teams. Sie wurden von Steve Tendon und Wolfram Müller entwickelt und kombinieren Elemente aus verschiedenen agilen Methoden wie Scrum, Kanban und Swimlane-Boards sowie Prinzipien der Theory of Constraints und Getting Things Done.
Die Nutzung eines Flow Boards ermöglicht es dem Team, seine Aufgaben selbstorganisiert zu planen und zu steuern. Es dient als visuelles Instrument, um den Arbeitsfluss zu visualisieren und den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen. Durch die transparente Darstellung der Aufgaben und der Arbeitslast können Engpässe und Engstellen identifiziert und angegangen werden.
Das Flow Board kann in verschiedenen Settings eingesetzt werden, sowohl in Einzelpersonen-, Arbeitsgruppen- als auch Großgruppenkontexten. Es eignet sich für die Steuerung des Arbeitsflusses in Projekten oder Linienteams, um Aufgaben möglichst schnell und mit hoher Qualität zu erledigen.
Die Nutzung eines Flow Boards bietet zahlreiche Vorteile für das Team, wie eine erhöhte Effizienz, bessere Zusammenarbeit und Motivation sowie eine bessere Sichtbarkeit von Engpässen und Hindernissen. Es ermöglicht eine transparente und kooperative Arbeitsweise und fördert den FLOW-Zustand, in dem das Team sein volles Potenzial entfalten kann.
In 7 Schritten zum Flow Board
Um ein Flow Board einzuführen, wird empfohlen, einen Workshop mit dem Team durchzuführen, um das Board gemeinsam aufzubauen. Dabei sollten mindestens zwei Stunden unterbrechungsfreie Zeit eingeplant werden. Es ist wichtig, dass das Team das Board als sinnvoll und hilfreich empfindet, daher sollte es gemeinsam gestaltet werden.
Ein Flow Board zu erstellen, ist einfach, wenn man folgende Schritte beachtet.
1. Work-in-Progress (WIP): Jedes Teammitglied hat eine offene Teilaufgabe auf dem Board. Dies bedeutet, dass jedes Teammitglied aktiv an der Umsetzung von Aufgaben beteiligt ist und diese in verschiedenen Phasen des Entwicklungsprozesses verfolgt, sei es in der Entwicklungsphase, der Überprüfung bzw. dem Test. Die Anzahl der offenen Teilaufgaben ist über den Spalten sichtbar. Dies ermöglicht eine schnelle visuelle Übersicht über den aktuellen Status der laufenden Arbeiten und erleichtert die Identifizierung von Engpässen oder übermäßigen Arbeitsbelastungen in bestimmten Phasen. Eine wesentliche Regel von Flow Boards ist: Die Anzahl der offenen Teilaufgaben ist kleiner oder gleich der Anzahl der Entwickler in Ihrem Team.
2. Visualisierung: Auf jeder Aufgabe und Teilaufgabe ist der Name einer Person sichtbar, die für die Lieferung (und Qualität) verantwortlich ist. Dies schafft Transparenz und klare Zuständigkeiten im Team. Auf jeder Aufgabe ist das Startdatum markiert. Jede Teilaufgabe, die erledigt ist, hat ein Enddatum. Dies zeigt an, dass die Gesamtaufgabe abgeschlossen ist. Beide Daten ermöglichen die Messung der Durchlaufzeiten und die Planung von Aufgaben. Dies ermöglicht die Verfolgung der Dauer einer Aufgabe und die Einhaltung von Zeitplänen und hilft dabei, den Fortschritt und die Historie der Teilaufgaben nachzuvollziehen.
3. Impediment Management: Falls es zu einem Hindernis bei der Abarbeitung einer Teilaufgabe gibt, wird diese blau markiert. Dies zeigt an, dass das Team in seiner Arbeit eingeschränkt ist und Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den Blocker zu lösen. Für jede blockierte/blau markierte Teilaufgabe führt das Team eine kleine Brainstorming-Sitzung durch, um den Blocker im Team zu lösen – normalerweise entstehen dabei neue Teilaufgaben. Dies fördert die Zusammenarbeit im Team und die Suche nach Lösungen für Hindernisse. Wenn eine blockierte/blau markierte Teilaufgabe weiterhin blockiert bleibt, wird sie rot markiert. Die Lösung des Problems muss außerhalb des Teams erledigt werden. Diese Lösungsschritte müssen benannt und die Verantwortlichkeit sowie das Fälligkeitsdatum geklärt werden.
4. Qualitätssicherung: Auf jeder Teilaufgabe, die mindestens einmal überprüft wurde, ist der Name des Prüfers zu finden. Dies fördert die Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit.
5. Arbeitsfluss: Die Teammitglieder befolgen die Regel, Teilaufgaben von rechts nach links zu ziehen. Dies stellt sicher, dass die Teilaufgaben in einer logischen Reihenfolge abgearbeitet werden. Es wird regelmäßig überprüft, ob es möglich ist, mit mehr als einem Teammitglied an einer Aufgabe zu arbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit und Ressourcennutzung.
6. Full-Kit: Unter Full-Kit versteht man eine vollständige und umfassende Zusammenstellung aller erforderlichen Materialien, Informationen und Ressourcen, die für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe benötigt werden. Das Full-Kit stellt sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind und reduziert somit Stress und Fehler, da keine Unterbrechungen oder Verzögerungen aufgrund fehlender Materialien oder Informationen auftreten.
7. Monitoring: Jeden Tag wird die Anzahl der neu gestarteten und abgeschlossenen Teilaufgaben gemeldet. Dies ermöglicht die tägliche Überwachung des Arbeitsfortschritts und die Identifizierung von Trends. Wenn eine Aufgabe länger als einen Tag in einer Spalte verweilt, wird eine kleine Ursachenanalyse durchgeführt. Dies fördert die kontinuierliche Verbesserung und die Identifizierung von Problemen im Prozess.
8. Kommunikation: Es gibt ein tägliches Stand-up-Meeting, bei dem die Anzahl der Teilaufgaben überwacht wird, Gründe für Verzögerungen bei Teilaufgaben genannt werden und Maßnahmen für blockierte/blau markierte Aufgaben überwacht werden. Dies fördert die Kommunikation im Team und die Problemlösung in Echtzeit.
So kommuniziert das Team im Daiy Stand-up
Das tägliche Stand-Up-Meeting findet immer zur gleichen Uhrzeit am gleichen Ort statt. Es dient der betrieblichen Synchronisation des Teams.
Vor Beginn des Stand-Up-Meetings wird sichergestellt, dass das Board auf dem neuesten Stand ist. Die Kopfinformationen auf dem Board werden zu Beginn des Meetings aktualisiert. Dazu gehören das Datum des aktuellen Tages, die Anzahl der aktiven Teammitglieder, die Anzahl der offenen Teilaufgaben im Arbeitsprozess und optional die Anzahl der am Vortag abgeschlossenen Aufgaben oder Teilaufgaben.
Wenn es mehr offene Aufgaben gibt als aktive Teammitglieder, werden interne Blocker mit einem BLAUEN Marker markiert. Zudem werden “Un-Blocker”-Teilaufgaben erstellt, die in einer anderen Farbe angezeigt werden.
Externe Blocker werden mit einem ROTEN Marker gekennzeichnet. Wenn diese ROTEN Blocker vom Teamleiter eskaliert werden müssen, informiert der Teamleiter das Team täglich über den Eskalationsstatus.
Teammitglieder berichten über Teilaufgaben, die in Kürze abgeschlossen werden, und signalisieren die Notwendigkeit einer Synchronisation weiterer Maßnahmen durch andere Teammitglieder, falls erforderlich. Dies trägt zur besseren Abstimmung innerhalb des Teams bei.
Fazit
Das Flow Board verbindet Aspekte der Agilität mit der Theory of Constraints, um Teams dabei zu unterstützen, ihre Aufgaben selbstorganisiert zu planen und zu steuern. Durch den Einsatz des Flow Boards kommen Teams in den begehrten Flow-Zustand. Maximale Effizienz und Kooperation stehen im Vordergrund. Dies geschieht, indem sie sich am Prinzip des “One-Piece-Flow” orientieren und Hindernisse gezielt beseitigen, während sie motiviert an ihren Aufgaben arbeiten.
Was nun? Was tun?
Unternehmen, die die Theory of Constraints auf ihre Abläufe angewendet haben, können beeindruckende Ergebnisse vorweisen. Eine Metaanalyse von 80 Fallstudien zeigte, dass die Durchlaufzeit im Durchschnitt um erstaunliche 75 Prozent reduziert wurde. Gleichzeitig führte dies zu Umsatzsteigerungen von 39 Prozent und einer verbesserten Termintreue um 50 Prozent.
Klingt das für Sie interessant? Wenn Sie mehr über die Tools und Methoden im Bereich Softwareentwicklung im Kontext der Theory of Constraints erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unsere weiteren Blogbeiträge zu diesem Thema zu lesen.
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Quellen
Hannah Nowak; Wolfram Müller: Flow Board. In Projektmagazin, 2018.
Wolfram Müller: Checkliste Operationalisierung von Taskboards, 2015.
Steve Tendon: The Rules of the Flow Board, 2016.
