Erinnern Sie sich an Caesar Cio und sein Problem, dass das Backlog seiner IT-Abteilung überquillt? In unserem letzten Blogbeitrag haben wir erzählt, wie er Nea Proveedor de Servicio kennen lernt und von ihr die Vorteile von IT Nearshoring erfährt. In den nachfolgenden Zeilen werden Sie erfahren, ob Caesar sein Problem beheben kann.
Drum prüfe, wer sich ewig bindet
Caesar ist sich bewusst, dass die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an ein Drittunternehmen im Ausland gut überlegt werden muss, da sie eine Reihe von Risiken und Herausforderungen mit sich bringt. Deshalb ist es für Caesar wichtig, mit seinem Team eine gründliche Risikoanalyse durchzuführen. Hierzu zieht er auch Nea als Beraterin hinzu.
Nea entwickelt gemeinsam mit Caesar und seinem Team eine Vision für das Nearshoring und legt eine Strategie fest. Beides trägt dazu bei, die Ziele von Caesar zu klären und sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Entscheidungen trifft. Dabei geht Caesar mit Nea auch eine Due-Diligence-Checkliste durch. Um den besten Ansatz für Caesars Projekt zu finden, werden unter anderem verschiedene Fragen zum Standort, finanziellen Aspekten sowie strategischen, operativen und zeitlichen Aspekten geklärt.
Die Würfel für Nearshoring sind gefallen, der Beauty Contest beginnt.
Da wir es in der Regel mit langfristigen IT-Projekten zu tun haben, ist es wichtig, von Anfang an den richtigen Partner auszuwählen. Caesar geht in sich und denkt: „Der Preis darf nicht das einzige Entscheidungsmerkmal sein, sondern auch die Qualität der Leistung. Das Preis-Leistungsverhältnis muss stimmen.“ In einem Workshop entsteht eine Checkliste, die er mit seinen Mitarbeitern erarbeitet.
Die Top 5 Kategorien sind Kosten, Flexibilität, Qualität, Branchenkenntnis/ Projekterfahrung mit ähnlichen Unternehmen sowie die Erfahrung des Anbieters. Für Caesar ist es außerdem wichtig, dass der Nearshore-Partner mit agilen Methoden wie Scrum arbeitet.
Am Ende der Planungs- und Beschaffungsphase steht die Auswahl des Dienstleisters. Die Wahl fiel auf ein Frankfurter IT-Beratungsunternehmen, das sich auf Nearshore spezialisiert hat und viele gute Konzepte für die Herausforderungen von Caesar in petto hat.
Die Teamzusammenstellung verhindert Sprachbarrieren
Caesar setzt für eines seiner aktuell wichtigsten Projekte ein Scrum-Team ein. Es besteht aus Mitarbeitern des Nearshore-Partners am Standort Frankfurt und englischsprachigen Nearshore-Kapazitäten aus Spanien.
Das Team der Frankfurter IT-Beratung setzt sich aus 9 Personen zusammen. Es besteht aus einem Lead-Entwickler, 3 Entwicklern und 2 Testern. Hinzu kommt ein IT-Architekt, der für die Systemarchitektur, Schnittstellenvereinbarungen und Qualitätssicherung zuständig ist. Ebenfalls Teil des Teams ist ein Scrum Master, der für die Produktivität des Teams verantwortlich ist und dafür sorgt, dass alle Projektbeteiligten die agile Methodik verstehen. Im Team ist auch ein UX Designer. Er spielt eine wichtige Rolle zu Beginn des Projekts und kann bei Bedarf während der Entwicklung hinzugezogen werden.
Mit einem deutschen Scrum Master und einem deutschen IT-Architekten ist sichergestellt, dass Caesars Team stets in der Muttersprache kommunizieren kann. So werden Sprachbarrieren bestmöglich abgebaut.
Das Team von Caesar besteht aus ihm als Business Owner, einem Product Owner, der internen IT und den Fachexperten, die die Anforderungen formulieren. Damit die geplante IT-Anwendung nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann, unterstützen die Kollegen aus dem Betrieb das Projekt von Anfang an.
Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.
Caesar erfährt vom Scrum Master des Frankfurter Nearshore-Partners, dass die Anforderungen an die IT-Anwendung in drei aufeinander aufbauenden Workshops verfeinert werden, um den Gesamtumfang des Projekts auf handhabbare Versionen herunterzubrechen und mittels Scrum abzuarbeiten.
Im Discovery Workshop werden Ziele, grober Leistungsumfang, Stakeholder und Risiken diskutiert. Im Story Mapping Workshop wird der Leistungsumfang detaillierter definiert und die Versionen des Gesamtprojekts abgeleitet. Im Refinement Workshop, der fester Bestandteil eines jeden Sprints ist, werden konkrete User Stories besprochen. Der Scrum Master erklärt Caesar, dass sich ein Design Sprint anstelle eines Discovery Workshops eignet, wenn die Anforderungen der Fachseite noch sehr unklar sind.
Ein Design Sprint ist ein intensiver Prozess, der es Teams ermöglicht, innerhalb von fünf Tagen eine Lösung für ein bestimmtes Problem zu entwickeln und zu testen. Dieser Prozess besteht aus mehreren Schritten, wie der Identifizierung des Problems, dem Brainstorming von Lösungen, dem Skizzieren von Prototypen und dem Testen dieser Prototypen mit den Benutzern.
Der Scrum Master spricht aus Erfahrung: „Ein Design Sprint ist vor allem in der Vorphase eines Projektes sinnvoll, da er hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Er ermöglicht es, schnell und kostengünstig Prototypen zu erstellen und mit echten Nutzern zu testen. Das hilft, das Projekt auf den richtigen Weg zu bringen und sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.“
Das überzeugt Caesar: „5 Tage sind auf den ersten Blick eine lange Zeit, aber die Klarheit, die wir gewinnen, ist es wert. Ein Design Sprint hilft unserem Unternehmen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und das Projekt richtig auszurichten.“ Sofort beauftragt er den Scrum Master mit der Durchführung eines Design Sprints für das aktuelle Projekt. Und aufgrund der Methodenkompetenz und eines durchdachten Workshop-Konzepts dauert der Design Sprint auch nur 4 Tage.
Communication is Key
Ein weiterer Punkt, der für Caesar sehr wichtig ist, ist der Informationsfluss. Die wichtigsten Entscheidungen werden im Lenkungsausschuss getroffen. Konkret ist der Lenkungsausschuss als Entscheidungs-, Eskalations- und Berichtsgremium konzipiert. Das gefällt Caesar, der nun wöchentlich über den Stand der Dinge informiert wird.
Aber auch nach innen muss kommuniziert werden. Caesar gibt seinen Führungskräften folgende Aufgabe mit auf den Weg: „Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Informationen über die Gründe für das Nearshoring erhalten und dass das Nearshoring für sie eine neue Herausforderung darstellen kann, zum Beispiel die Steuerung des neuen Partners“.
Ein Jahr danach
Ein Jahr ist vergangen und Caesar Cio blickt auf ein erfolgreiches Jahr zurück:
„Der Launch mehrerer Apps ist ein wichtiger Meilenstein in unserer Digitalisierungsstrategie. Mit Nearshore können wir unsere IT-Landschaft kontinuierlich und kostengünstig weiterentwickeln“.
Das agile Projektvorgehen nach Scrum ermöglicht Caesar größtmögliche Flexibilität und erlaubt es, schnell auf Veränderungen und Anforderungen zu reagieren und Anpassungen an den Projektfortschritt vorzunehmen. Caesar und sein Product Owner schätzen besonders die Möglichkeit, Anforderungen und Aufgaben zu priorisieren und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Scrum erfordert eine regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts in Reviews, was dazu beiträgt, dass Caesar einen klaren Überblick über den Projektfortschritt hat. Scrum fördert eine offene und regelmäßige Kommunikation zwischen dem Nearshore-Team und dem Kunden-Team, um in regelmäßigen Retrospektiven mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Was lernen wir aus der Geschichte?
Die Geschichte zeigt, dass es eine Reihe von Vorteilen gibt, die für Nearshoring sprechen. Es gibt aber auch gute Gründe, Nearshoring nicht als Allheilmittel zu sehen. So ist der Markt für hoch qualifizierte Nearshore-Partner überschaubar. Gerade hier lohnt sich eine gründliche und sorgfältige Evaluierung. Entscheidend sind eine sorgfältige Vorbereitung, klare Grenzen in der Kostenkalkulation und eine gemeinsame Vision beider Parteien.
Wir als Proventa AG unterstützen Sie gerne!
Quellen
Amberg, M., Wiener, M.: IT-Offshoring. Management internationaler ITOutsourcing-Projekte, 1. Auflage, 2006, Physica-Verlag, Heidelberg.
Lavric, R.: Ein Nearshoring-Modell für die Erstellung von IT-Dienstleistungen unter besonderer Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen, 2011.
Söbbing, T.: Handbuch IT-Outsourcing. Recht, Strategie, Prozesse, IT, Steuern, samt Business Process Outsourcing, 3. Aufl., 2006, C.F. Müller Verlag, Heidelberg.
Schwaber, K., Sutherland, J.: Der Scrum Guide Der gültige Leitfaden für Scrum: Die Spielregeln, 2020
